Archivverordnung der Stadt Bern (ARCV)

421.21 (Druckvorlage [PDF])        Systematisches Register

29. August 1995 (Stand: 23. November 2009)

Archivverordnung der Stadt Bern

(ARCV)

Der Gemeinderat der Stadt Bern,

gestützt auf

–   Artikel 67 des Gemeindegesetzes des Kantons Bern vom 20. Mai 1973 1;

–   die Verordnung über die Gemeindearchive vom 14. Juni 1978 2;

–   Artikel 29 des Reglements über die Organisation der Stadtverwaltung vom 29. November 1984 3;

beschliesst:

1. Abschnitt: Allgemeines

Art. 1  Akten: Definition

Unter Akten sind zu verstehen alle Arten von Schriftgut, ferner Druckschriften, Pläne, Fotos, Filme und Dokumente auf weiteren Ton-, Bild- und Datenträgern sowie Objekte.

Art. 2  Aktenerstellung und Aktenablage

1 Die Behörden und Direktionen sorgen für die systematische Ablage der Akten in gutem und sachgerecht geordnetem Zustand. Durch sie erstellte abzuliefernde Akten müssen alterungsbeständig sein.

2 Für Akten im Sinne von Artikel 1 muss ein dauernder Zugriff gewährleistet sein. Sind für den Zugriff (Findmittel, Registratur o. ä.) zu den Akten oder für das Lesen derselben technische Hilfsmittel erforderlich, ist rechtzeitig die spätere Archivierung (Konvertierbarkeit auf andere Systeme, Ausdruck etc.) nach Rücksprache mit dem Stadtarchiv zu regeln. Die notwendigen Massnahmen sind durch die Behörden und Direktionen und zu ihren Lasten zu treffen.

3 Bei Einführung neuer Ordnungsprinzipien und Methoden der Aktenverwaltung (Records Management) ist das Stadtarchiv beizuziehen.

4 Einzelheiten regelt das Merkblatt «Aktenerstellung und Aktenablage in der Stadtverwaltung» (Anhang1).

2. Abschnitt: Stadtarchiv

Art. 3  Zweck

1 Das Stadtarchiv dient der Sicherstellung, Aufbewahrung, Erschliessung und Auswertung von Akten und Dokumenten aller Art, die für die Wahrung der Rechte und Interessen der Stadt Bern sowie für die Stadtgeschichte von Bedeutung sind.

2 Es ist befugt, mit Zustimmung der Stadtpräsidentin oder des Stadtpräsidenten Deposita zur Lokalgeschichte Berns entgegenzunehmen.

Art. 4  Archivalien

Das Stadtarchiv ist das zentrale Endarchiv für Akten der Behörden und Direktionen der Stadt Bern, die gemäss übergeordnetem Recht erhalten werden müssen, und für weitere Akten, welche für die Geschichte der Stadt Bern von Bedeutung sind.
Es umfasst ferner die «Alte Abteilung» und das Archiv der ehemaligen Einwohnergemeinde Bümpliz.

Art. 5  Dokumentation und Bibliothek

1 Das Stadtarchiv führt eine Dokumentation mit nichtamtlichem Informations- und Quellenmaterial zur Stadt Bern.

2 Es unterhält eine Bibliothek und sammelt die Publikationen zur Geschichte der Stadt Bern.

Art. 6  Plan und Verzeichnis

Über die Bestände sind ein Archivplan und ein Archivverzeichnis zu führen.

Art. 7  Archivraum

Der Archivraum ist so beschaffen, dass die Bestände vor Diebstahl und vermeidbaren Schäden geschützt sind.

Art. 8  Sicherung

Archivalien von besonderer Wichtigkeit sind zu sichern durch die Aufnahme auf Mikrofilme oder andere geeignete Mikroformen; diese sind örtlich getrennt von den Originalen aufzubewahren.

Art. 9  Benützungsordnung

1 Das Stadtarchiv steht Interessierten im Rahmen der von der Stadtpräsidentin oder dem Stadtpräsidenten erlassenen Benützungsordnung zur Benützung offen.

2 Die abliefernden Stellen haben jederzeit Zugang zu den von ihnen erstellten Akten.

3. Abschnitt: Aufbewahrungs- und Ablieferungspflicht der Behörden und Direktionen

Art.10  Aufbewahrungspflicht

1 Die Akten sind von den Behörden und Direktionen so lange aufzubewahren, als sie für die laufende Tätigkeit benötigt werden.

2 Für die Aufbewahrungsfristen ist das Kreisschreiben G Nr. 11 der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern über «Gemeindearchive, Fristen für die Aufbewahrung von Akten» vom 31. Januar 1995 massgeblich. 4

Art. 11  Ablieferungspflicht des Gemeinderats und der Direktionen

1 Der Gemeinderat, die Gemeinderatsdelegationen und die Direktionen mit ihren Dienststellen sowie Institutionen, denen öffentliche Aufgaben der Stadt Bern übertragen sind, liefern Akten gemäss Artikel 1 dieser Verordnung, soweit vorhanden im Original, dem Stadtarchiv ab.

2 Das Stadtarchiv legt nach Rücksprache mit den abliefernden Stellen fest, welche Akten erhaltungswürdig sind.

3 Ohne Beizug des Stadtarchivs dürfen keine Akten vernichtet oder veräussert werden.

4 Die Gemeindeaufsichtsstelle für Datenschutz und das Stadtarchiv legen gemeinsam fest, welche Akten, die nach kantonalem Datenschutzgesetz zu vernichten sind, aufgrund ihrer stadtgeschichtlichen Bedeutung aufbewahrt werden dürfen.

Art. 12  Ablieferungspflicht des Stadtrats und seiner Kommissionen

Die Akten des Stadtrats und seiner Kommissionen sind wie diejenigen des Gemeinderats und der Direktionen zu behandeln, soweit nicht übergeordnetes Recht etwas anderes vorsieht.

Art. 13  Zeitpunkt

1 Nicht mehr für die laufende Tätigkeit benötigte Akten sind dem Stadtarchiv periodisch, in der Regel alle 10 Jahre, in guter Ordnung und mit den nötigen Findmitteln abzuliefern.

2 Sofort abzuliefern sind:

a.  Erlasse (im Original);

b.  wichtige Verträge (im Original);

c.  Protokolle (im Original) von Gemeinde, Stadtrat, dessen vorberatenden Kommissionen, Gemeinderat und Gemeinderatsdelegationen;

d.  Druckschriften.

3 Einzelheiten regelt das Merkblatt «Ablieferung von Akten an das Stadtarchiv» (Anhang 2).

Art. 14  Langzeitaufbewahrung

1 Die Direktionen bzw. ihre Dienststellen können abzuliefernde Akten, die sie längerfristig immer wieder benötigen, bei sich in Aktenablagen aufbewahren, für welche die Archivierungsvorschriften, insbesondere die Artikel 6, 7, 8 dieser Verordnung, sinngemäss gelten.

2 Die zuständige Direktion bzw. die betreffende Dienststelle bezeichnet eine für die Langzeitaufbewahrung verantwortliche Person.

3 Einzelheiten regelt das Merkblatt «Langzeitaufbewahrung von Akten in der Stadtverwaltung» (Anhang 3).

4. Abschnitt: Schlussbestimmung

Art. 15  Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt auf den 1. Januar 1996 in Kraft.

Bern, 29. August 1995

Namens des Gemeinderats

Der Stadtpräsident:

Klaus Baumgartner

Die Stadtschreiberin:

Elsbeth M. Schaad

Anhang 1

Merkblatt «Aktenerstellung und Aktenablage in der Stadtverwaltung»

1. Rechtliche Grundlagen

Archivverordnung der Stadt Bern vom 29. August 1995. 5

2. Aktenverwaltung

2.1 Begriffe

Unter Akten sind alle aus der Verwaltungstätigkeit entstehenden amtlichen Unterlagen, unabhängig vom jeweiligen Trägermaterial, zu verstehen, also alle Arten von Schriftgut (Einzelschriftstücke, Serienschriftstücke, Druckschriften), ferner Karteien, Karten, Pläne, Fotos, Dias, Filme, Tondokumente, Dokumente auf weiteren Bild- und Datenträgern sowie Objekte.

Aktenverwaltung bezeichnet die Gesamtheit der Massnahmen zur Erstellung, Verwendung und Aufbewahrung von Akten in den Dienststellen der Stadtverwaltung.

2.2 Zweck

Die systematische Aktenverwaltung ergibt sich aus der Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung, ihr Handeln gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern des Gemeinwesens bei Bedarf nachzuweisen. Sie sichert die Schriftlichkeit des Verwaltungshandelns und gewährleistet dessen Kontinuität. Sie unterstützt die Bearbeitung der Geschäfte, indem sie die nötigen Informationen für die Dienststellen rasch und zuverlässig bereithält. Sie ermöglicht die schrittweise und kontrollierte Verringerung des Aktenbestandes, entlastet damit die Dienststellen von nicht mehr benötigten Akten und bereitet die endgültige Archivierung der dauernd wichtigen Akten vor.

2.3 Aufgaben

Die Aktenverwaltung umfasst im einzelnen folgende Aufgaben:

a.  Ordnen, d. h. die Akten nach einem festgelegten Merkmal zusammenfügen (fortlaufende Nummer, Sachbegriff etc.);

b.  Registrieren, d. h. Angaben aus den Akten festhalten (Aktenbezeichnung, Name des Absenders etc.);

c.  Ablegen und Aufbewahren, d. h. die Akten aus der unmittelbaren Bearbeitung herausnehmen, sie vor Beschädigung und Missbrauch schützen, geeignete Behälter und Lagerung für späteren Gebrauch wählen, Beschriftungen anbringen;

d.  Bereitstellen, d. h. abgelegte Akten wieder vorlegen oder für die Bearbeitung eines neuen Geschäfts zusammenstellen;

e.  Aussondern, d. h. nicht mehr oder nicht mehr laufend benötigte Akten in eine Altablage innerhalb der Dienststelle überführen und bei Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist nach Rücksprache mit dem Stadtarchiv entweder an dieses abliefern oder vernichten.

2.4 Ordnungssystem

Die Aufgaben der Aktenverwaltung sind nur effizient zu erfüllen im Rahmen eines Ordnungssystems, das von der Erstellung der Akten bis zu deren Archivierung oder Vernichtung konsequent angewendet wird. Es muss den jeweiligen Aktenbestand vollständig und sachlich systematisch erfassen, Missverständnisse ausschliessen und mit wenig Aufwand praktikabel sein.

Aktenplan: Er ist das wichtigste Hilfsmittel einer sachsystematisch gegliederten Aktenordnung und umfasst den gesamten Sachbereich einer Dienststelle. Er muss so ausführlich sein, dass alle wiederkehrenden Geschäfte darin eine Rubrik bilden. Gleichzeitig sollte er ausbaufähig sein. Die Gliederung erfolgt grundsätzlich nach Haupt- und Untergruppen in sachlicher Hinsicht und kann nötigenfalls durch numerische, alphabetische, chronologische oder geographische Ordnungskriterien ergänzt werden. Bewährt hat sich die sog. «Freie Zehnergliederung».

Findmittel: Wenn der Zugriff auf die Akten mittels des Aktenplans nicht genügt, sind auf seiner Grundlage zusätzliche Findmittel anzufertigen, z. B. Register, Karteien oder Dateien. Die Suchbegriffe verweisen dabei auf formale oder sachlich-inhaltliche Kriterien, z. B. Absender/Empfänger, Datum, Aktenzeichen resp. Namen, Titel, Stich- oder Schlagwörter.

Zugriffsmöglichkeiten: Für Aktenplan und Findmittel bieten sich heute EDV-Lösungen an. Um den dauernden Zugriff sicherzustellen, muss die Lesbarkeit auch ohne technische Hilfsmittel gewährleistet sein.

Dokumentation: Um die kontinuierliche, personenunabhängige Anwendung zu garantieren, müssen die Grundlagen des eingeführten Ordnungssystems ausreichend dokumentiert sein.

3. Aktenerstellung

3.1 Bewertung der Akten

Die Archivierung beginnt bei der Entstehung der Akten. Die Wahl der Trägermaterialien und der Aufbewahrungsbehältnisse entscheidet über die Haltbarkeit der Akten bei der späteren Archivierung.
Massgebend für die Wahl der Materialien bei der Erstellung von Akten ist der dauernde Wert dieser Akten. Akten ohne dauernden Wert, die also nicht längerfristig aufzubewahren sind, können auf beliebigen Materialien produziert werden. Für Akten mit dauerndem Wert hingegen, die zunächst in der Dienststelle abgelegt und später als dauernd erhaltungswürdig im Stadtarchiv aufbewahrt werden, sind archivtaugliche Materialien zu verwenden.

3.2 Akten ohne dauernden Wert

Generell ohne dauernden Wert sind alle Arten von Kopien, soweit dazu das Original vorhanden ist. (Ist kein Original vorhanden, z. B. bei Korrespondenzen, sollte bei Akten von dauerndem Wert mindestens eine einzelne Kopie alterungsbeständig sein.)

Ohne dauernden Wert und auf beliebigen Materialien zu erstellen sind ferner

–   Bestell- und Lieferscheine;

–   Dienstpläne;

–   Dienstreisegesuche und –abrechnungen;

–   Dokumentationen und Arbeitsblätter für Schulen, Kurse und Tagungen;

–   Einladungen;

–   Empfangsbestätigungen;

–   Handnotizen;

–   hausinterne Mitteilungen und Meldungen;

–   Mutations- und Absenzkontrollen;

–   Quittungen;

–   Rechnungsbelege;

–   Urmaterial von Umfragen und statistischen Erhebungen;

–   Visitenkarten.

3.3 Akten mit dauerndem Wert

Allgemein von dauerndem Wert und auf archivtauglichen Materialien zu erstellen sind

–   Abstimmungserläuterungen und –unterlagen;

–   Anträge an Stadtrat und Gemeinderat sowie dazugehörige Vorakten und Beschlüsse;

–   Berichte und Stellungnahmen intern und extern;

–   Diplome;

–   Druckschriften;

–   Erlasse;

–   fotografische Dokumente;

–   wichtige Entwürfe aller Art;

–   Hauszeitungen;

–   Jubiläumsschriften;

–   Karteien;

–   Konzepte;

–   wichtige Korrespondenzen;

–   Jahresberichte;

–   offizielle Schreiben intern und extern;

–   Personendossiers;

–   Pläne;

–   Pressemitteilungen und –unterlagen;

–   Protokolle;

–   Rechnungskontrollen;

–   Registraturpläne;

–   Richtlinien und Wegleitungen;

–   statistische Auswertungen;

–   Tarife;

–   Umfragen und Vernehmlassungen;

–   Urkunden;

–   Verträge;

–   Verzeichnisse aller Art;

–   Wertschriften.

Je nach Bedeutung der Akten sind auch die jeweiligen Vorakten und Beilagen von dauerndem Wert.
Von Druckschriften, Hauszeitungen, Jahresberichten, Plänen und anderen massenhaft vervielfältigten Akten muss jeweils 1 Exemplar auf archivtauglichen Materialien vorhanden sein (z. B. bei Druckaufträgen die Druckvorlage).

3.4 Archivtaugliche Materialien

Archivtaugliche Materialien sind alterungsbeständig, d. h. mehrere hundert Jahre haltbar. Sie zersetzen sich in diesem Zeitraum nicht und lösen beim gegenseitigen Kontakt keine chemischen Reaktionen aus.

Papier: Vgl. Weisung des Gemeinderats für den Einkauf, die Verwendung und Wiederverwertung von Papieren vom 25. Juni 1994. Die Bezeichnung der alterungsbeständigen Papiersorten erfolgt durch die Schul- und Büromaterialzentrale. Recyclingpapiere, beschichtete Fotokopierpapiere und Thermofaxpapiere sind nicht haltbar.

Schreibgeräte: Die Schrift sollte auf dem Papier gut haften. Moderne Geräte bieten hier Probleme; Tintenstrahldrucker sind besser als Laserdrucker, korrigierbare Schreibmaschinenbänder aber gar nicht zu empfehlen.

Bürohilfsmittel: Folgende, im Büro häufig benützte Hilfsmittel sind nicht archivtauglich: Selbstklebeband, Selbstklebeetiketten, Haft-Notizen (Post-it), Gummibänder, PVC-Mappen (Plastikmappen), metallische Ordnungshilfsmittel wie Ordnerverschlüsse, Büroklammern und Heftklammern (Bostitch). Sie zerfallen oder rosten relativ bald und beschädigen dabei die Dokumente. Sie sollten daher nur soweit unbedingt nötig verwendet und möglichst bald wieder entfernt werden, jedenfalls spätestens vor der allfälligen Archivierung. Archivtauglich ist der Dura-Perl Aktenhefter.

4. Einsatz der EDV

Die Archivverordnung schreibt für alle zu archivierenden Akten die Gewährleistung eines dauernden Zugriffs vor. Da die Frage der langen Haltbarkeit elektronisch gespeicherter Daten ungeklärt ist und die nötigen technischen Hilfsmittel dem Stadtarchiv nicht zur Verfügung stehen, sind bis auf weiteres alle für die Archivierung in Frage kommenden und EDV-mässig gespeicherten Akten auf alterungsbeständiges Papier auszudrucken oder direkt auf Mikrofilm aufzunehmen (COM).

5. Aktenablage

5.1 Städtische Aufbau-Organisation

Die Aufbau-Organisation der städtischen Verwaltung sieht von oben nach unten folgende Organisationseinheiten als Normgliederung vor:

a.  Verwaltungsdirektion, Werkdirektion (nur bei den Stadtbetrieben 6), Kommando (nur bei der Stadtpolizei);

b.  Abteilung, Stabsabteilung (Direktionssekretariat 7);

c.  Bereich (Betrieb), Stabsbereich;

d.  Sektion (Betrieb, Werkstätte, Wache, Dienst), Stabssektion;

e.  (Dienst)Gruppe (Betrieb, Werkstätte), Stabsgruppe.

5.2 Aktenablage in den Dienststellen

Akten entstehen auf allen Ebenen der Aufbau-Organisation und werden bei laufenden Geschäften am jeweiligen Ort der Bearbeitung von den beteiligten Dienststellen aufbewahrt. Dabei werden häufig Kopien gebraucht, da verschiedene Stellen das gleiche Geschäft behandeln.
Nach (vorläufigem) Abschluss des Geschäfts und bei nicht mehr dauerndem Gebrauch ist es nicht mehr sinnvoll, die betreffenden Akten in Mehrfachablagen aufzubewahren. Vielmehr ist die Ablage auf einer mittleren Ebene, vorzugsweise jener der Abteilung, zu koordinieren. Mehrfachkopien sollten dabei sofort ausgeschieden werden.
Da die Aktenablage in den Dienststellen die endgültige Archivierung im Stadtarchiv vorausbestimmt, ist es notwendig, bereits hier soweit als möglich die Anforderungen der Endarchivierung zu berücksichtigen.

5.3 Zuständigkeiten

Verantwortlich für die Anwendung und Einhaltung der Richtlinien in den Direktionen ist das Direktionssekretariat 8 und in den Abteilungen die jeweilige Leitung unter Beizug des Stadtarchivs. Die Betreuung der Aktenablage, der räumliche Zugang zu ihr und der Zugriff auf ihre Bestände müssen intern klar geregelt sein.

5.4 Ort der Ablage

Die räumlichen Gegebenheiten (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Licht etc.) dürfen den Akten nicht schaden.

5.5 Aufbewahrung

Grundsätzlich ist hier wie bei der Aktenerstellung vom Wert der Akten auszugehen. Für Akten ohne dauernden Wert sind keine speziellen Massnahmen nötig; bei Akten mit dauerndem Wert kann die ungeeignete Aufbewahrung die spätere Archivierung beeinträchtigen.

Aufbewahrungsbehältnisse: Nicht alle Behältnisse eignen sich für eine Aufbewahrung über längere Zeit. Unproblematisch, aber relativ teuer sind fest eingebundene Aktenbände. Bei ungebundenen Aktenstücken sind Bändelmappen in Schachteln unbedingt Ringordnern vorzuziehen, da in den meisten Ordnern (Typ «Bundesordner») die Blätter mit der Zeit durchhangen und reissen. Die Schachteln bieten zusätzlich Schutz vor Staub und Licht.

Beschriftungen: Alle Aufbewahrungsbehältnisse sind gut lesbar, eindeutig und alterungsbeständig zu beschriften. Gut haltbar ist Bleistift oder Farbstift. Bei Filzstift besteht die Gefahr, dass sich die Farbe ins Papier einfrisst. Handelsübliche Klebeetiketten haften nicht auf Dauer, sondern müssen mit neutralem Leim angebracht werden.

Pläne: Sie dürfen längerfristig nicht gerollt bleiben, sondern müssen flach liegend oder hängend aufbewahrt werden.

Karteien: Karteien, die nicht mehr gebraucht werden, sind in den Originalbehältnissen zu belassen.

Weitere Aktenkategorien: Über geeignete Behältnisse für die Aufbewahrung von Fotos (Glasplatten, Celluloid-Dias und -Negativen, Papierabzügen etc.), Mikrofilmen, Disketten, Tapes und weiteren Ton-, Bild- und Datenträgern geben die Schul- und Büromaterialzentrale, die Abteilung Informatikdienste oder das Stadtarchiv Auskunft.

5.6 Sicherung

Neben der zweckmässigen Aufbewahrung der Akten sind je nach dem Wert des jeweiligen Bestandes zusätzliche Sicherheitsmassnahmen erforderlich. Grundsätzlich werden Sicherheitskonzepte bei Elementarschäden, Diebstahl und Verlust sowie bei unerwünschtem Zugriff (Datenschutz) benötigt.
Die hauptsächliche Methode der Aktensicherung ist die Aufnahme auf Mikrofilm oder andere Mikroformen. Zu beachten ist, dass es dabei nicht um den Ersatz des Originals geht - was einer Aktenvernichtung gleichkäme -, sondern um die Herstellung einer Sicherheitskopie. Original und Kopie sind an getrennten Orten aufzubewahren.
Ein eigenständiges Sicherheitskonzept bedingt der Einsatz der EDV (Kommunikationskonzept der Stadt Bern, Teilprojekt 3).

6. Aufbewahrungs- und Ablieferungspflicht; Aktenvernichtung

6.1 Grundsatz

Die Akten der Behörden und Direktionen der Stadt Bern unterliegen der Aufbewahrungspflicht während der im Kreisschreiben G Nr. 11 der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern über Gemeindearchive, Fristen für die Aufbewahrung von Akten vom 31. Januar 1995 bestimmten Fristen und der Ablieferungspflicht an das Stadtarchiv.

6.2 Kategorie A: Akten hängiger Geschäfte

Für die laufende Tätigkeit benötigte Akten sind von den Behörden und Direktionen bzw. von ihren Dienststellen aufzubewahren.

6.3 Kategorie B: Akten zur Beweissicherung

Nicht mehr häufig benötigte Akten sind noch mindestens bis zum Ablauf der im Kreisschreiben festgelegten Fristen aufzubewahren.
Die Dienststellen nehmen die Überprüfung der Akten bei deren Überführung von der Kategorie A in die Kategorie B unter Beizug des Stadtarchivs vor.

6.4 Kategorie C: Akten zur Geschichtsforschung

Endgültig nicht mehr benötigte Akten, die gemäss Kreisschreiben dauernd aufzubewahren sind, sind dem Stadtarchiv abzuliefern. Die übrigen nicht mehr benötigten Akten sind dem Stadtarchiv zur Beurteilung der Erhaltungswürdigkeit anzubieten.
Die Dienststellen nehmen die Überprüfung der Akten bei deren Überführung von der Kategorie B in die Kategorie C wiederum unter Beizug des Stadtarchivs vor.
Einzelheiten über die Ablieferung an das Stadtarchiv regelt das Merkblatt Ablieferung von Akten an das Stadtarchiv. Einzelheiten über die langfristige Aufbewahrung erhaltungswürdiger Akten in den Dienststellen regelt das Merkblatt Langzeitaufbewahrung von Akten in der Stadtverwaltung.

6.5 Aktenvernichtung

Die Aktenvernichtung soll grundsätzlich nicht unkontrolliert erfolgen. Für kleine Datenmengen genügt der Aktenvernichter; grössere Bestände hingegen sind durch eine Spezialfirma oder einen begleiteten Transport zur Kehrichtverbrennungsanlage zu entsorgen.

Anhang 2

Merkblatt Ablieferung von Akten an das Stadtarchiv

1. Rechtliche Grundlagen

Archivverordnung der Stadt Bern vom 29. August 1995. 9

2. Geltungsbereich

2.1 Ablieferungspflicht

Dem Stadtarchiv als zentralem Endarchiv für Akten der Behörden und Direktionen der Stadt Bern sind ablieferungspflichtig

a.  der Stadtrat und seine Kommissionen, soweit nicht übergeordnetes Recht etwas anderes bestimmt;

b.  der Gemeinderat und die Gemeinderatsdelegationen;

c.  die Direktionen und ihre Dienststellen;

d.  die Institutionen, denen öffentliche Aufgaben der Stadt Bern übertragen sind.

Die Mitglieder der genannten Behörden und Kommissionen sowie die Beamtinnen bzw. Beamten und die Angestellten der Verwaltung und der erwähnten Institutionen sind verpflichtet, ihre Akten dem Stadtarchiv abzuliefern.

2.2 Abzuliefernde Akten

Zum Aktenbegriff siehe das Merkblatt Aktenerstellung und Aktenablage in der Stadtverwaltung (Anhang 1).
Abzuliefern sind Akten mit dauerndem Wert. Für die Mitglieder von Behörden und Kommissionen besteht die Möglichkeit, zusätzlich zu den offiziellen Akten weitere geschichtlich wertvolle Materialien (z. B. persönliche Aufzeichnungen, Handakten und Dokumentationen) dem Stadtarchiv zu übergeben.

2.3 Unterstützte Institutionen

Die Archivierung der Akten von Institutionen, die von der Stadt Bern wesentlich unterstützt werden, wird in den Unterstützungsverträgen geregelt.

3. Zuständigkeiten

Verantwortlich für die Befolgung der Ablieferungspflicht sind die Sekretariate der Räte, Kommissionen und Direktionen. Die Ablieferungen werden von den aktenaufbewahrenden Stellen zusammen mit dem Stadtarchiv durchgeführt.

4. Ablieferungstermin

4.1 Sofort abzuliefernde Akten

Unmittelbar nach deren Erstellung sind jeweils im Original folgende Akten an das Stadtarchiv abzuliefern:

a.  Erlasse;

b.  wichtige Verträge;

c.  Protokolle von Gemeinde, Stadtrat und dessen vorberatenden Kommissionen, Gemeinderat und Gemeinderatsdelegationen.

4.2 Druckschriften und Belegexemplare

Von jeder Druckschrift oder anderweitigen Publikation von dokumentarischem Wert, die aus dem Bereich der Verwaltung der Stadt Bern hervorgeht, ist sogleich nach Erscheinen ein Exemplar an das Stadtarchiv abzuliefern.
Von sämtlichen übrigen Publikationen, an denen eine städtische Dienststelle mit inhaltlichen oder finanziellen Beiträgen beteiligt ist, hat die betreffende Dienststelle sogleich nach Erscheinen ein Belegexemplar an das Stadtarchiv abzuliefern.

4.3 Übrige Akten

Die übrigen erhaltungswürdigen Akten sollen von den ablieferungspflichtigen Stellen nur so lange aufbewahrt werden, als sie für die laufende Tätigkeit benötigt werden und die im Kreisschreiben G Nr. 11 der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern über Gemeindearchive, Fristen für die Aufbewahrung von Akten vom 31. Januar 1995 festgelegten Fristen noch nicht abgelaufen sind. Die Ablieferungen erfolgen periodisch, in der Regel alle zehn Jahre.

5. Durchführung der Ablieferung

5.1 Kleinere Ablieferungen

Die sofortigen und die übrigen kleineren Ablieferungen erfolgen normalerweise per Post, per Kurier oder nach jeweiliger Absprache.

5.2 Grössere Ablieferungen

Bei grösseren Ablieferungen ist wie folgt vorzugehen:

a.  Die abliefernde Stelle nimmt mindestens 3 Wochen vor der geplanten Aktenabgabe Kontakt mit dem Stadtarchiv auf. In der Regel wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Archivs bei der Vorbereitung beratend zur Verfügung stehen.

b.  Die abzuliefernden Akten sind dem Stadtarchiv geordnet und mit den nötigen Findmitteln versehen (Registraturplan, Register, Geschäftskontrollen etc.) zu übergeben. Es ist ein summarisches Verzeichnis beizulegen. Bei fehlenden oder ungenügenden Findmitteln ist ein ausführliches Inventar zu erstellen. Die Akten sind nach Bedarf grob zu reinigen.

c.  Eine provisorische, mit Bleistift angebrachte Numerierung (Laufnummer) erleichtert die Wiederaufstellung der Bestände im Archiv.

d.  Die Akten sind nach Möglichkeit in den originalen Behältnissen abzuliefern.

e.  Verpackung, Verlad und Transport der Akten sind Sache der abliefernden Stelle; die Kosten gehen zu ihren Lasten.

6. Benützung der Akten im Stadtarchiv

Die abliefernden Stellen haben jederzeit Zugang zu den von ihnen erstellten Akten.
Der Öffentlichkeit sind die Bestände des Stadtarchivs im Rahmen der Benützungsordnung für das Stadtarchiv Bern zugänglich.

7. Checkliste

Anhang 3

Merkblatt Langzeitaufbewahrung von Akten in der Stadtverwaltung

1. Rechtliche Grundlage

Archivverordnung der Stadt Bern vom 29. August 1995. 10

Gemäss Artikel 14 ARCV können die Direktionen bzw. ihre Dienststellen erhaltungswürdige Akten, die sie längerfristig immer wieder benötigen, bei sich aufbewahren, anstatt sie dem Stadtarchiv abzuliefern. Im Falle einer solchen Langzeitaufbewahrung (in der Regel über 30 Jahre) in der betreffenden Direktion bzw. Dienststelle sind die für das Stadtarchiv geltenden Artikel 6, 7 und 8 ARCV sinngemäss anzuwenden und ist eine verantwortliche Person zu bezeichnen.

2. Verzeichnis

Über die Bestände ist ein Verzeichnis zu führen, das Standort, Signatur, Inhalt und Zeitraum der Akten enthält. Es ist laufend nachzuführen. Das Stadtarchiv erhält periodisch eine Kopie.

3. Raum

3.1 Grundsatz

Der für die Langzeitaufbewahrung benutzte Raum muss die Akten vor Diebstahl und vermeidbaren Schäden schützen. Insbesondere sind die nachfolgenden Faktoren zu beachten. Nötigenfalls sind die Risiken zusammen mit dem Stadtarchiv abzuklären.

3.2 Raumklima

Luftfeuchtigkeit: Der Raum soll möglichst trocken (evtl. belüftet) sein und eine konstante Luftfeuchtigkeit aufweisen (zwischen 45 % und 55 %, bis max. 60 % relative Luftfeuchtigkeit).

Raumtemperatur: Die Temperaturschwankungen sollen möglichst gering gehalten werden (zwischen 16 bis 18, max. 23 C).

Luft: Die Frischluftzufuhr kann minim sein; wichtig ist dagegen das Umwälzen der Luft, damit überall das gleiche Raumklima herrscht.

3.3 Licht

Tageslicht soll gedämpft und die Lichtmenge des künstlichen Lichts möglichst gering gehalten werden (ca. 50 Lux).

3.4 Sicherheit

Wasser: Überschwemmungen sind die am häufigsten auftretenden Katastrophenfälle in Archiven. Die Räume dürfen nicht offen geführte Wasserleitungen enthalten, insbesondere nicht im Deckenbereich über den Aktengestellen (Kondenswasser). Das Eindringen von Wasser muss möglichst gehemmt werden, und es sollten Abflussmöglichkeiten vorhanden sein. Nötigenfalls sind Wasseranzeigegeräte auf Bodenhöhe anzubringen.

Feuer: Die hauptsächlichen Brandursachen sind: überlastete elektrische Anlagen, defekte Apparate, menschliches Versagen, Blitzschlag. Generell gelten: Rauchverbot, Trennung von andern Nutzungen (z. B. Heizung, Lagerung brennbarer Materialien), gute Ordnung, ausreichende Abstände zwischen den Gestellen, genügend Distanz zu Lichtquellen, funktionstüchtige Feuerlöschgeräte, feuerhemmende Türen und Wände, soweit vorhanden Anschluss an Brandmeldeanlage.

Verlust: Der Raum muss abschliessbar sein und sollte ausschliesslich für die Aufbewahrung der betreffenden Akten genutzt werden (klare Zutrittsregelung, Datenschutz). Nötigenfalls sind Vorkehrungen gegen Einbruch zu treffen.

3.5 Andere schädigende Einflüsse

Die Akten dürfen nicht Dämpfen, Staubablagerungen, Vibrationen oder andern schädigenden Einflüssen ausgesetzt sein.

3.6 Innenausstattung

Der Raum soll im Innern so ausgestattet sein, dass die Akten zweckmässig geordnet und gut zugänglich aufgestellt werden können sowie dass sie auch bei längerer gleichbleibender Aufbewahrung in gutem Zustand erhalten bleiben.

Regale: Ideal sind offene Tablargestelle aus Metall, die ausreichend stabil sind und die Luftzirkulation gewährleisten (Aufstellung quer zu Aussenwänden und Fenstern, genügend Abstand zu Innenwänden). Das unterste Regalfach muss 8-15 cm über dem Boden liegen. Für grössere Aktenablagen empfiehlt sich der Einbau platzsparender Rollgestelle aus Metall.

Schränke: Im Innern muss die Luftzirkulation möglich sein (z. B. durchbrochene Türen oder Seitenwände).

Behältnisse: Für die Langzeitaufbewahrung sind nur Behältnisse aus archivfähigen Materialien geeignet (chemisch neutral, Papier und Karton säurefrei).

4. Sicherung

Besonders wichtige Bestände sind auf Mikrofilm aufzunehmen. Die Filme werden im Stadtarchiv aufbewahrt.

5. Zuständigkeit

Die zuständige Direktion bzw. Dienststelle bezeichnet zuhanden des Stadtarchivs eine Person, welche die Schlüsselgewalt hat und für die Sicherheit der Akten verantwortlich ist. Bei einem Wechsel ist die Übergabe an einen Nachfolger oder eine Nachfolgerin zu regeln (Schlüssel, Verzeichnis der Bestände).

Fussnoten

1. abgelöst durch Gemeindegesetz vom 16. März 1998; BSG 170.11
2. aufgehoben
3. neu: Verordnung vom 27. Februar 2001 über die Organisation der Stadtverwaltung (OV); SSSB 152.01
4. s. auch Weisung vom 10. Juni 1999 des Amts für Gemeinden und Raumordnung; BSIG 1/170.111/3.1
5. ARCV; SSSB 421.21
6. neu: energie wasser bern (ewb)
7. neu: Generalsekretariat
8. neu: Generalsekretariat
9. ARCV; SSSB 421.21
10. ARCV; SSSB 421.21