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15. Januar 2003 | Gemeinderat, Direktionen

Neues Archivierungssystem für Schriftenwesen und Fremdenpolizei

Die Dossierbewirtschaftung im Bereich Schriftenwesen und Fremdenpolizei soll neu elektronisch erfolgen. Der Gemeinderat hat ein entsprechendes Projekt genehmigt und den Kreditantrag (1,5 Millionen Franken) an die Geschäftsprüfungskommission zuhanden Stadtrat weitergeleitet.

inf. Im Bereich Schriftenwesen und Fremdenpolizei des Polizeiinspektorats bildet die heutige Dossierbewirtschaftung Probleme. Täglich müssen über 400 Posteingänge in Dossiers abgelegt und weitergeleitet werden. Weil bis heute ein elektronisches System fehlt, werden alle Dossiers noch in Papierform geführt. Deren Gesamtumfang beträgt rund 1'500'000 Seiten und hat nun eine kritische Grösse erreicht. Die Folgen sind häufiges Suchen nach Dossiers und lange Wartezeiten für Kundinnen und Kunden.

Mit der Einführung eines elektronischen Archivierungssystems und eines Workflow-Management-Systems will der Gemeinderat die Probleme lösen. Inskünftig werden alle Arbeitsplätze des Bereichs Schriftenwesen und Fremdenpolizei am neuen System angeschlossen. Die sehr guten Erfahrungen bei anderen Amtsstellen (St. Gallen, Graubünden und Zürich) haben gezeigt, dass dank dem Einsatz von elektronischen Archivierungs- und Workflow-Management-Systemen eine Zunahme des Geschäftsvolumens von 20 Prozent mit gleichbleibendem Personalbestand möglich ist.

Die Gesamtkosten für das Projekt belaufen sich auf 1,5 Millionen Franken.

Informationsdienst der Stadt Bern

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