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Fremdenpolizei setzt auf neue App

4. Mai 2022

Wie kann die Fremdenpolizei von der Digitalisierung profitieren? Ein Beispiel ist die eFrepo-App: Einsatzkräfte können damit unterwegs zeitsparend komplexe Fälle erfassen und rascher Antworten zum aktuellen Stand finden, wie Alexander Ott, Co-Leiter des Berner Polizeiinspektorats, erklärt.

Fotos Projekt eFREPO
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Ein Mitarbeiter der Fremdpolizei beim Nutzen der App eFrepo

Warum braucht es eFrepo?

Die eFrepo-App ist ein mobiles Hilfsmittel für den Spezialdienst der Fremdenpolizei – mit dem Mehrwert einer erheblichen Zeitersparnis, der Fehlerreduktion und der Verfügbarkeit aktueller Daten im 24x7x365-Betrieb.

Wir brauchen die App, damit wir jederzeit und überall Daten erfassen und sichten können. Mittels einheitlichen Prozessen in Form eines Wegweisers ist dies jederzeit und überall möglich und dient als Arbeitsinstrument, um die Komplexität der Fallführung zu reduzieren.

Was kann eFrepo genau?

eFrepo ist eine App, welche sowohl auf dem Desktop wie auch auf mobilen Geräten wie Notebooks, Tablets und Mobiltelefonen genutzt werden kann.

Die App hat im Moment vier Features. Einerseits können Prozesse in Einzelschritten angezeigt werden, anderseits können Dossier wie Geschäftspartner erfasst und verwaltet werden. Zusätzlich ist es möglich, Dokumente zu verwalten und mittels Vorlagenmanagement automatisch auszufüllen. Vorlagen wie auch Prozesse können in der App jederzeit hinzugefügt, ergänzt oder verwaltet werden.

Wer profitiert davon?

Neue Angestellte profitieren von der digitalen Prozesshilfe und den Schritt-für-Schritt-Prozessen. Somit ist ein Selbststudium möglich. Auch für erfahrene Angestellte ist es ein Mehrwert und eine weitere Hilfe bei offenen Fragen der dokumentierten Verfahren. Zudem schaffen wir mit den Prozessen eine Vereinheitlichung bei der Bearbeitung von Geschäften. Bei Aussendiensteinsätzen können kontrollierte Personen und die Art und Weise der Kontrolle in der App erfasst werden. Zeitgleich können Angestellte im Haus an den Fällen arbeiten, da die Daten direkt synchronisiert werden. Durch die Erfassung der Kontrollen, wird so automatisch ein Journal geführt.  Alle Angestellten der Sektion profitieren von der App. Durch das Vorlagenmanagement gewinnen wir Zeit und durch die Informationszentralisierung stellen wir bereits eine Fehlerreduktion fest.

Was waren die grössten Herausforderungen bei der Entwicklung?

Die Kollaboration zwischen der IT und dem Business abzustimmen, die Erwartungen beider Organisationen zu berücksichtigen und gleichzeitig die Umstellung auf eine neue Technologie zu gewährleisten. Seitens Fremdenpolizei war zudem der enorme Zeitaufwand zwecks Testen der App mit einem grossen zusätzlichen Mehraufwand verbunden, welcher sich aber gelohnt hat. Die App als Tool steht grundsätzlich bereit und muss nun mit den neuen Prozessen und Vorlagen gefüllt werden.  Es gilt das Pflegen und Verwalten des Inhaltes aktuell zu halten und immer wieder auf den neusten Stand der Prozesse zu bringen. Dabei müssen auch ständig die sich verändernden rechtlichen Grundlagen berücksichtig werden.

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Alexander Ott, Co-Leiter des Berner Polizeiinspektorats

Worauf sind Sie besonders stolz?

Die Projektmitarbeitenden leisteten seit Herbst 2020 einen Super-Job und arbeiteten in einem agilen Umfeld zielführend zusammen. Es gelang ihnen eine App zu entwickeln und zu gestalten, welche die Anforderungen der IT und des Business vollumfänglich erfüllt. Mit einfacher Bedienung sowohl als Nutzer wie auch als Administrator. Neue Prozesse können inhouse in eigener Regie in einem Prozessmanager erstellt und verwaltet werden.

Wie geht es weiter?

Der Grundstein ist gelegt! Das System ist bereit und kann beliebig ausgebaut und erweitert werden. Auch steht die entwickelte Plattform anderen Organisationen der Stadtverwaltung als Basis zur Verfügung. Bei der Fremdenpolizei sind nun der Einbezug des Haftmonitorings sowie weitere Schnittstellen zu umliegenden Systemen in Planung.

Weitere Informationen.

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